Impressum & Datenschutz

Datenschutz – Freiwillige und Praktikanten

Sie sind ehrenamtlich bei der Fondation Autisme Luxembourg tätig

Im Rahmen Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit übermitteln Sie uns personenbezogene Daten. Diese Datenschutzhinweise dienen dazu, Sie darüber zu informieren, wie die FAL Ihre personenbezogenen Daten verwendet und welche Rechte Ihnen zustehen.

Warum erheben und verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Verwaltung unserer ehrenamtlichen Mitarbeitenden. Dies umfasst die Rekrutierung und Auswahl geeigneter Personen, die administrative Verwaltung der Ehrenamtlichen, die gegebenenfalls vorgesehene Erstattung von Fahrtkosten gemäß der Ehrenamtsvereinbarung, die Auszahlung einer Aufenthaltsentschädigung auf Anfrage, die Verwaltung der Beziehungen zu Versicherungsträgern, die Verwaltung der Schulungen, an denen Sie teilnehmen, die Verwaltung des physischen Zugangs zu unseren Räumlichkeiten und des elektronischen Zugangs zu den IT-Systemen der FAL, die Planung Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeiten sowie die Erfassung der geleisteten ehrenamtlichen Stunden zu statistischen Zwecken und zur Anerkennung der Dauer Ihres Engagements. Darüber hinaus umfasst dies die Ausstellung von Bescheinigungen und Zertifikaten.-Verordnung (EU) 2016/679, Kapitel II, Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b).

Welche Arten von Daten werden erhoben

Die FAL verwendet die Software Salesforce zur Verwaltung der ehrenamtlichen Mitarbeitenden. Zusätzlich zu den personenbezogenen Daten, die Sie uns freiwillig durch die von Ihnen eingegebenen Angaben mitteilen, können Ihr Lebenslauf, Ihr Motivationsschreiben oder sonstige Bewerbungsunterlagen während der Vorbereitung der Ehrenamtsvereinbarung erhoben werden. Zu den erhobenen Daten gehören:

• Identifikationsdaten (Nachname, Vorname, Geburtsdatum und Geburtsort);
• Kontaktdaten (Postanschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse);
• Angaben zu Ihren Qualifikationen, Ihrer Berufserfahrung und Ihrer derzeitigen beruflichen Situation;
• Benutzernamen Ihrer Konten in sozialen Netzwerken;
• Ihre verfügbaren Tage und Uhrzeiten sowie Ihre Präferenzen hinsichtlich der Einsatzorte und Aufgaben im Rahmen Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit;
• Angaben zu Ihren Fortbewegungsmitteln;
• Kontaktdaten der Personen, die im Notfall benachrichtigt werden sollen;
• Angaben zu Ihren Charaktereigenschaften und Ihren Schwimmkenntnissen;
• Angaben zu Ihrer Ernährungsweise;
• Sonstige Angaben aus Ihrem Lebenslauf, Ihrem Motivationsschreiben und weitere Informationen, die Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung mitteilen (Foto, Sprachkenntnisse usw.);
• Eine Kopie Ihres Personalausweises, Ihrer Sozialversicherungskarte und Ihres Erste-Hilfe-Zertifikats;
• Kopien Ihrer Diplome, Ihres Führerscheins und Ihres Erste-Hilfe-Zertifikats;
• Ihre Bankkontonummer;
• Ein Auszug aus Ihrem Strafregister (Strafregisterauszüge werden höchstens einen Monat nach Unterzeichnung der Vereinbarung/des Vertrags aufbewahrt) (Gesetz vom 29. März 2013 über die Organisation des Strafregisters, Artikel 8-5 Absatz 4);
• Ihre Einwilligungen oder Ablehnungen, beispielsweise hinsichtlich der Veröffentlichung von Fotos.

Bestimmte Gesundheitsdaten können Einfluss auf die Aufgaben haben, die Sie ausüben. Wenn Sie uns freiwillig personenbezogene Daten zu Ihrem Gesundheitszustand mitteilen (Diabetes, Allergien, Depressionen, Krankheiten, Behinderungen usw.), werden diese in unserer Datenbank erfasst. Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Durch die Übermittlung dieser Daten übernimmt die FAL keinerlei Verantwortung für die Überwachung Ihres Gesundheitszustands, beispielsweise hinsichtlich der Nahrungsaufnahme, der Medikamenteneinnahme oder der Erinnerung an Impfungen.

Wenn Sie jedoch an Ferienaufenthalten teilnehmen, müssen Sie uns verpflichtend die folgenden drei Gesundheitsangaben mitteilen:

• Bestehende gesundheitliche Probleme;
• Gegenanzeigen für bestimmte Medikamente;
• Allergien.

Wie erheben wir Ihre Daten?

Die Datenerhebung erfolgt in zwei Schritten. Zunächst werden die Informationen über ein Formular erhoben, das auf der offiziellen Website verfügbar ist. Nach der Erstellung Ihrer Akte verwaltet und verfolgt die FAL die Informationen mithilfe ihrer IT-Systeme, insbesondere über die Plattform MyFAL, eine auf dem CRM-System Salesforce basierende Lösung, die es ermöglicht, die Daten zu den einzelnen Akten zentral zu erfassen, zu ergänzen und zu verwalten. Für die Verwaltung und Nachverfolgung buchhalterischer und finanzieller Daten verwendet die FAL außerdem die Buchhaltungssoftware BOB 50.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Auf Grundlage der im Bewerbungsformular angegebenen Informationen werden die personenbezogenen Daten von Bewerberinnen und Bewerbern, deren Bewerbung nicht berücksichtigt wird, unverzüglich gelöscht.

Die personenbezogenen Daten von Personen, die die zweite Phase des Bewerbungsverfahrens erreicht haben und über ein MyFAL-Konto verfügen, ihre Bewerbungsunterlagen jedoch nicht vervollständigt haben, werden ab dem letzten Austausch für einen Zeitraum von höchstens zwei Monaten gespeichert und anschließend gelöscht.

Die personenbezogenen Daten von Ehrenamtlichen und Betreuerinnen und Betreuern, deren Bewerbung angenommen wurde, werden während der gesamten Dauer ihres Engagements und anschließend für weitere 24 Monate ab dem Ende ihrer Vereinbarung gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht. Verordnung (EU) 2016/679, Kapitel II, Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e).

An wen geben wir Ihre Daten weiter?

Die FAL behandelt Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und gibt diese nur dann an Dritte weiter, wenn dies erforderlich und gesetzlich zulässig ist. Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben ausschließlich befugte Mitarbeitende der internen Abteilungen, die am Bewerbungsverfahren beteiligt sind. Der Zugriff erfolgt streng im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgaben und ausschließlich zu den oben genannten Zwecken.

Zu den Dritten können Organisationen gehören, bei denen wir Aktivitäten durchführen, für die wir die Unterstützung von Ehrenamtlichen benötigen, sowie Einrichtungen, in denen wir während unserer Aufenthalte untergebracht sind. Diese Einrichtungen benötigen gegebenenfalls Ihre Kontaktdaten im Rahmen ihrer Gebäudesicherheitsmaßnahmen. Darüber hinaus können auch Dienstleister, insbesondere im Bereich der IT-Auftragsverarbeitung, zu den Empfängern Ihrer Daten gehören. In diesem Fall bemühen wir uns nach Kräften, die Verarbeitung Ihrer Daten innerhalb der Europäischen Union sicherzustellen. Verordnung (EU) 2016/679, Kapitel II, Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f).

Sie absolvieren ein Praktikum bei der Fondation Autisme Luxembourg

Im Rahmen Ihres Praktikums bei der Fondation Autisme Luxembourg (FAL) haben Sie uns personenbezogene Daten übermittelt. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzhinweise sollen Sie darüber informieren, wie die FAL als Verantwortliche für die Datenverarbeitung Ihre personenbezogenen Daten verwendet und welche Rechte Ihnen zustehen.

Warum erheben und verarbeiten wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten unserer Praktikantinnen und Praktikanten zum Zweck der Personalverwaltung. Dies umfasst die administrative Verwaltung der Praktikantinnen und Praktikanten, die Pflege der Beziehungen zu Ausbildungsorganisationen und Schulen sowie zu Sozialversicherungsträgern und Versicherungen, die Förderung der Kompetenzen, die Verwaltung des physischen Zugangs zu unseren Räumlichkeiten und des elektronischen Zugangs zu den IT-Systemen der FAL, die Planung der Aktivitäten, die Erfassung der Arbeitszeiten sowie die Verwaltung von Schulungen.

Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage gesetzlicher Verpflichtungen, zur Erfüllung eines Vertrags, aufgrund des berechtigten Interesses der FAL, auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zum Schutz lebenswichtiger Interessen. Verordnung (EU) 2016/679, Kapitel II, Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe b).

Welche Arten von Daten erheben wir?

Gemäß den gesetzlichen Bestimmungen erhebt die FAL ausschließlich Daten, die für die Personalverwaltung erforderlich sind. Dabei handelt es sich in der Regel um Daten, die Sie uns mitgeteilt haben, darunter:

• Vorname, Nachname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum und Geburtsort, Sozialversicherungsnummer sowie private E-Mail-Adresse;
• Führerschein;
• Angaben zu Ihren bisherigen Tätigkeiten, Sprachkenntnissen, Ihrem beruflichen und schulischen Werdegang, Ihren Praktikumsstellen sowie Ihren letzten Schulzeugnissen;
• Angaben aus offiziellen Diplomen und den dazugehörigen Dokumenten (z. B. Anerkennung eines Diploms, Schulzeugnisse, Berufsausübungsgenehmigung, Gleichwertigkeitsanerkennung oder Eintragung in das Titelregister);
• Teilnahmebescheinigungen für Schulungen;
• Bescheinigungen über den erfolgreichen Abschluss von Schulungen;
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen;
• Dokumente, die von verschiedenen Behörden, Unternehmen oder Gerichten übermittelt werden (z. B. vom Gemeinsamen Zentrum der Sozialversicherung (CCSS), von der Einregistrierungs-, Domänen- und Mehrwertsteuerverwaltung oder von Inkassounternehmen);
• Angeforderte Strafregisterauszüge (diese werden höchstens einen Monat nach Unterzeichnung der Vereinbarung/des Vertrags aufbewahrt) (Gesetz vom 29. März 2013 über die Organisation des Strafregisters, Artikel 8-5 Absatz 4);
• Angaben zu Ihrer Schule sowie zu Ihrer Kontaktperson, Ihrem PRAPR oder Ihrer betreuenden Person;
• Im Falle eines Antrags auf Sonderurlaub: Angaben aus den entsprechenden offiziellen Nachweisdokumenten;
• Im Notfall erforderliche Angaben, darunter die Kontaktdaten Ihres Hausarztes, medizinische Informationen wie Ihre Blutgruppe, Krankheiten oder mögliche Allergien sowie die Kontaktdaten einer oder mehrerer im Notfall zu benachrichtigende Personen (Vorname, Nachname, Anschrift und Telefonnummer) und die Kontaktdaten Ihres behandelnden Arztes;
• Angaben zu Ihrem Privatfahrzeug (Marke, Modell, Farbe, Kennzeichen und Zulassungsland), um Fahrzeuge zu identifizieren, die auf dem Gelände der FAL geparkt sind, und ein mögliches Abschleppen zu verhindern;
• Ihre Einwilligung zur Veröffentlichung Ihres Namens auf unserer Website sowie zur Veröffentlichung von Fotos von Ihnen im Rahmen unserer Aktivitäten.

Im Laufe Ihrer Tätigkeit bei der FAL können weitere Daten entstehen oder erhoben werden, beispielsweise Ihre interne Kennnummer, Angaben zu Ihren Arbeitszeiten, Ihrer beruflichen Entwicklung und zu Banküberweisungen.

Wie erheben wir Ihre Daten?

Die Datenerhebung erfolgt in zwei Schritten. Zunächst werden die Informationen über ein Formular erhoben, das auf der offiziellen Website verfügbar ist. Nach der Erstellung Ihrer Akte verwaltet und verfolgt die FAL die Informationen mithilfe ihrer IT-Systeme, insbesondere über die Plattform MyFAL, eine auf dem CRM-System Salesforce basierende Lösung, die es ermöglicht, die Daten zu den einzelnen Akten zentral zu erfassen, zu ergänzen und zu verwalten. Für die Verwaltung und Nachverfolgung buchhalterischer und finanzieller Daten verwendet die FAL außerdem die Buchhaltungssoftware BOB 50.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Auf Grundlage der im Bewerbungsformular angegebenen Informationen werden die personenbezogenen Daten von Bewerberinnen und Bewerbern, deren Bewerbung nicht berücksichtigt wird, unverzüglich gelöscht.

Die personenbezogenen Daten von Personen, die die zweite Phase des Bewerbungsverfahrens erreicht haben und über ein MyFAL-Konto verfügen, ihre Bewerbungsunterlagen jedoch nicht vervollständigt haben, werden ab dem letzten Austausch für einen Zeitraum von höchstens zwei Monaten gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht.

Die personenbezogenen Daten von Praktikantinnen und Praktikanten, deren Bewerbung angenommen wurde, werden während der gesamten Dauer ihres Praktikums und anschließend für weitere 36 Monate ab dem Ende ihrer Praktikumsvereinbarung gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht.Verordnung (EU) 2016/679, Kapitel II, Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e).

An wen geben wir Ihre Daten weiter?

Die FAL behandelt Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und gibt diese nur dann an Dritte weiter, wenn dies erforderlich und gesetzlich zulässig ist. Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten haben ausschließlich befugte Mitarbeitende der internen Abteilungen, die am Bewerbungsverfahren beteiligt sind. Der Zugriff erfolgt streng im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgaben und ausschließlich zu den oben genannten Zwecken.

Zu den Dritten können die zuständigen Verwaltungen und Behörden gehören, wie beispielsweise das Gemeinsame Zentrum der Sozialversicherung (CCSS) oder die Steuerverwaltung für direkte Steuern. Darüber hinaus können auch Dienstleister, insbesondere im Bereich der IT-Auftragsverarbeitung, zu den Empfängern Ihrer Daten gehören. In diesem Fall bemühen wir uns nach Kräften, die Verarbeitung Ihrer Daten innerhalb der Europäischen Union sicherzustellen.Verordnung (EU) 2016/679, Kapitel II, Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe f).